Arbeitsrichtlinie zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO) (ZK-0051)

4.7.8. Informations- und Konsultationsverfahren Informationsverfahren (Art. 14l ZK-DVO) und Konsultationsverfahren (Art. 14m ZK-DVO) mit anderen Mitgliedstaaten sind über das CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren abzuwickeln. Der Informationsaustausch zwischen den nationalen Kontaktstellen erfolgt in EOS. Die zu prüfenden Kriterien sind zur sprachlichen Erleichterung des internationalen Informationsaustausches zu codieren (Codeliste siehe Anlage 1). 4.7.8.1. Informationsverfahren Spätestens 5 Arbeitstage nach Annahme des Antrages sind die Daten des Antrages in EOS zu erfassen. Die Erfassung erfolgt durch das CC Kundenadministration, das die Daten aus der IT-Anwendung e-zoll AEO-Zertifizierung entnimmt. Sachdienliche Informationen iSd Art. 14l Abs. 2 ZK-DVO werden über die nationalen AEO-Kontaktstellen, im Anwendungsgebiet über das CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren kommuniziert. Sachdienliche Informationen anderer Mitgliedstaaten iSd Art. 14l Abs. 2 ZK-DVO, die die Erteilung des Zertifikats in Frage stellen könnten, werden dem zuständigen Zollamt über das CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren innerhalb von 35 Kalendertagen ab Erfassung der Antragsdaten IN EOS übermittelt. Das zuständige Zollamt hat die Frist von 35 Tagen abzuwarten und allfällige Informationen anderer Mitgliedstaaten in die Gesamtbeurteilung einfließen zu lassen. Die Entscheidung über die Erteilung des Zertifikats liegt immer beim zuständigen Zollamt. Auch verspätet eingehende Informationen sind der Entscheidungsfindung zu Grunde zu legen. Führen die Informationen anderer Mitgliedstaaten dazu, dass eine Entscheidung über den Antrag ohne Befassung anderer Mitgliedstaaten nicht getroffen werden kann, ist unverzüglich ein Konsultationsverfahren einzuleiten. 4.7.8.2. Konsultationsverfahren Das Konsultationsverfahren nach Art. 14m ZK-DVO ist einzuleiten, wenn nicht alle AEO-Kriterien von der erteilenden Zollbehörde geprüft werden können. Auf die im Art. 14d Abs. 2 bis 4 ZK-DVO genannten Fälle wird verwiesen. Das Konsultationsverfahren ist unverzüglich nach Annahme des Antrages, spätestens jedoch mit Bekanntwerden des Konsultationsgrundes einzuleiten. Das zuständige Zollamt befasst das CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren per E-Mail unter Angabe der einschlägigen Codes und gegebenenfalls ergänzender Prüfungskriterien. Die Übermittlung der Selbstbewertung oder von Auszügen daraus hat zu unterbleiben, jedoch sind identifizierte Risiken der konsultierten Zollbehörde mitzuteilen. Das CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren befasst die jeweils zuständige Zentralstelle des zu konsultierenden Mitgliedstaates via EOS. Wird die österreichische Zollverwaltung von der Zollverwaltung eines anderen Mitgliedstaates konsultiert, wird das zuständige Zollamt vom CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren über die konkreten Prüfungsanforderungen verständigt. Das zuständige Zollamt nimmt mit der in AEO-Belangen verantwortlichen Ansprechperson des Antragstellers bzw. des Standortes Kontakt auf, und legt die weiteren Einzelheiten des durchzuführenden Audits fest. Über das Ergebnis des Audits ist eine Niederschrift aufzunehmen. Die wesentlichen Prüfungsergebnisse werden dem CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren übermittelt. Die Frist gemäß Art. 14m Abs. 1 ZK-DVO von 60 Kalendertagen beginnt mit der Befassung der konsultierten Zentralstelle(n) durch das Competence Center Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren zu laufen. Teilt die konsultierte Zollverwaltung mit, dass ein Kriterium oder mehrere Kriterien nicht erfüllt sind, hat das zuständige Zollamt den Antrag bescheidmäßig abzulehnen. Zu begründen ist die Ablehnung mit dem dokumentierten Ergebnis des konsultierten Mitgliedstaates (Art. 14m Abs. 2 ZK-DVO). Zuvor ist jedoch - auch im Falle eines negativen Ergebnisses im Konsultationsverfahren - das Parteiengehör gemäß Art. 14o Abs. 4 ZK-DVO zu wahren. Es ist nicht auszuschließen, dass im Rahmen des Parteiengehörs ein zweites Konsultationsverfahren erforderlich werden könnte. Für die Dauer des zweiten Konsultationsverfahrens ist die Frist für die Entscheidung über den Antrag gemäß Art. 14o Abs. 4 ZK-DVO ausgesetzt. Muss der Antragsteller Anpassungen vornehmen, um die AEO-Kriterien zu erfüllen, ist die Konsultationsfrist vom zuständigen Zollamt zu verlängern. Da die Fristverlängerung für das Konsultationsverfahren für die Entscheidungsfrist und somit auch für den Antragsteller keine Wirkung entfaltet, hat das zuständige Zollamt die Fristverlängerung lediglich mit Aktenvermerk zu dokumentieren und der konsultierten Zollbehörde im Wege des CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren mitzuteilen. 4.7.8.3 Nationale Konsultation (Amtshilfe) Ist für die Prüfung der AEO-Kriterien im Anwendungsgebiet die Befassung eines anderen Zollamtes erforderlich, gelten die Bestimmungen des Konsultationsverfahrens nach Art. 14m ZK-DVO sinngemäß. Die Frist von 60 Tagen findet jedoch keine Anwendung und die die Befassung des CC kann unterbleiben. Das befasste Zollamt hat jedoch die Einhaltung der Entscheidungsfrist durch das bewilligungserteilende Zollamt sicherzustellen. Die Verwendung der Codes für die spezifischen Prüfungskriterien kann unterbleiben. Die Prüfkriterien werden sich im Regelfall auf die Sicherheitsstandards an den im örtlichen Zuständigkeitsbereich des Zollamtes befindlichen Räumlichkeiten des Antragstellers beschränken, da Unregelmäßigkeiten und sonstige Informationen zentral erhoben werden können. Den konsultierten Zollämtern sind die relevanten Auszüge der Selbstbewertung zugänglich zu machen. Kommen die beteiligten Zollämter zu unterschiedlichen Ergebnissen, ob die Kriterien erfüllt werden, ist der bundesweite Fachbereich im Wege der Amtsfachbereiche zu befassen. 4.7.9. Risikoanalyse Die AEO-Kriterien lassen einen Beurteilungsspielraum zu. Die Beurteilung der "Angemessenheit" der Standards hat daher mit Hilfe einer Risikoanalyse zu erfolgen, wie dies in den AEO-Leitlinien der Europäischen Kommission empfohlen wird. Im Mittelpunkt der Risikoanalyse steht die Selbstbewertung des Antragstellers, die mit den in der Risikoliste beispielhaft angeführten Standards verglichen werden sollten. Die Risikobewertung des Sachbearbeiters sind in der IT-Anwendung e-zoll AEO-Zertifizierung zu dokumentieren und zu begründen. Risiken sind Teil des normalen Geschäftslebens und können niemals vollständig ausgeschlossen werden. Ziel muss es daher sein, die signifikanten Risiken herauszufiltern, Grenzen für die Akzeptanz dieser Risiken zu setzen und auf die Risiken zu reagieren. Der AEO-Status mit den daraus folgenden Begünstigungen kann bewilligt werden, wenn nach Auffassung des Zollamtes alle identifizierten Risiken beherrscht werden und die AEO-Kriterien unter Bedachtnahme auf die Unternehmensgröße und das zollrelevante Transaktionsvolumen in angemessener Qualität erfüllt werden. Ist dies nicht der Fall, muss bewertet werden, ob der Status zu verweigern ist oder ob der Wirtschaftsbeteiligte innerhalb einer akzeptablen Frist Anpassungen oder Verbesserungen vornehmen kann. Erweist sich dies als nicht realisierbar, dh. ist der Antragsteller trotz Wahrung des Parteiengehörs (Art. 14o ZK-DVO) nicht in der Lage, eines oder mehrere der Kriterien gemäß Art. 14h bis Art. 14k ZK-DVO zu erfüllen, ist der Antrag abzulehnen. 4.7.9.1. Vereinbarungen Vereinbarungen sind Möglichkeiten des Umgangs mit Restrisiken. Darauf kann beispielsweise zurückgegriffen werden, wenn das zuständige Zollamt nach Abschluss der Gesamtbewertung kurzfristig tolerierbare Restrisiken identifiziert hat, die zwar nicht bis zur Entscheidung über den Antrag, jedoch innerhalb eines bestimmten Zeitraumes kontinuierlich minimiert werden können (zB sukzessive Aufnahme vertraglicher Vereinbarungen mit Handelspartnern). Vereinbarungen sind schriftlich festzuhalten und von einer zeichnungsberechtigten Person des Wirtschaftsbeteiligten und der erteilenden Zollbehörde zu unterfertigen. Vereinbarungen sind nicht Bestandteil des AEO-Zertifikats und enthalten keine auflösende Bedingung. Die Nichteinhaltung von Vereinbarungen kann jedoch zur Neubewertung der Kriterien und ggf. zur Aussetzung des AEO-Status führen. Vereinbarungen sind im Kontrollplan zu dokumentieren und deren Einhaltung zu überwachen. 4.7.10. Pre-Audit Als Pre-Audit wird die Überprüfung der AEO-Kriterien vor Ort bezeichnet. Pre-Audits werden zu nachstehenden Zwecken durchgeführt: Verifizierung der Angaben im Antrag und in der Selbstbewertung Einsichtnahme in Unterlagen Überprüfung der Sicherheitsstandards Überprüfung der zollrelevanten Abläufe (zB Anlieferung, Entladung, Produktion, Verladung, Versand, Umschlag, Zollabfertigung, usw.) Ersuchen einer konsultierenden Zollbehörde Das Pre-Audit hat die Rechtsstellung einer Nachschau gemäß § 24 ZollR-DG. Ein Nachschauauftrag gemäß § 24 ZollR-DG ist im Hinblick auf die mit dem freiwilligen Antrag verbundene Prüfungsverpflichtung (Art. 14n ZK-DVO) und die für den Antragsteller inhaltlich und zeitlich eingeschränkten Prüfkriterien (Art. 14h bis Art. 14k ZK-DVO) nicht erforderlich. Darüber hinaus gehende Prüfungshandlungen (zB Prüfung bei Dritten im Falle von ausgelagerten Tätigkeiten oder bei einem zu erweiternden Prüfungsgegenstand im Falle festgestellter Unregelmäßigkeiten) erfordern hingegen eine gesonderte Prüfungsanordnung und einen formellen Nachschauauftrag. Insbesondere sollte beim Pre-Audit anhand von gezielten Kontrollen verifiziert werden, ob die Abläufe im Betrieb den im Antrag und in der Selbstbewertung beschriebenen Abläufen tatsächlich entsprechen und ob angemessene Standards auch in Spitzenzeiten gewährleistet sind. Bei Anträgen auf Bewilligung des AEOS und AEOF-Status ist ein Pre-Audit bzw. sind Pre-Audits in allen (zollrelevanten) Räumlichkeiten zur Überprüfung der Sicherheitsstandards vorzunehmen. 4.7.10.1. Standortauswahl Das Hauptaudit wird überwiegend an jenem Standort des Antragstellers durchzuführen sein, an dem die meisten Informationen oder Daten in Bezug auf die AEO-Kriterien zugänglich sind. Dies wird im Regelfall der Ort der Hauptbuchhaltung oder der Ort der allgemeinen logistischen Verwaltung des Antragstellers (Art. 14d ZK-DVO) sein. Gemäß Art. 14n Abs. 1 ZK-DVO müssen die Sicherheitsstandards grundsätzlich in allen Räumlichkeiten überprüft werden. Dies kann ergänzende Audits durch andere Zollämter oder Zollbehörden anderer Mitgliedstaaten erforderlich machen. Die Überprüfung einer nur repräsentativen Anzahl von Räumlichkeiten ist nur zulässig, wenn keine Zweifel bestehen, dass an den Standorten dieselben Sicherheitsstandards vorherrschen. Liegen Räumlichkeiten in anderen Mitgliedstaaten, ist in jedem Fall ein Konsultationsverfahren einzuleiten. Standorte, die im Anwendungsgebiet im örtlichen Zuständigkeitsbereich eines anderen Zollamtes liegen, sind im Amtshilfe Wege zu überprüfen. Zollrelevante Tätigkeiten in Räumlichkeiten, die dem Antragsteller nicht unmittelbar zuzurechnen sind (zB zugelassene Warenorte, die einem Spediteur an Standorten ihrer Kunden bewilligt wurden; Ausfuhrabfertigung am Standort des Sublieferanten) gelten als ausgelagerte Tätigkeiten (Abschnitt 4.7.7.). 4.7.10.2. Planung, Durchführung und Dokumentation Die Planung, Durchführung und Dokumentation von Pre-Audits hat sich an den Empfehlungen der AEO-Leitlinien und des EU-Leitfadens für Zollprüfungen (Customs Audit Guide) zu orientieren. Über das Ergebnis des Pre-Audits ist eine Niederschrift aufzunehmen. Bei inhaltlich getrennten Prüfungshandlungen sind die Teilergebnisse (Teilniederschriften) in einer einzigen Niederschrift zusammenzuführen. Für die Niederschrift ist der IT-gestützte Vordruck zu verwenden.