Arbeitsrichtlinie zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO) (ZK-0051)

4. Antragsverfahren 4.1. Ablaufschema des Antragsverfahrens 4.2. Vorgespräch Wirtschaftsbeteiligte und Zollbehörden sollten im Interesse der Verfahrensökonomie vor der formellen Einbringung des Antrages ein Vorgespräch vereinbaren, um die Details sowie den zeitlichen und inhaltlichen Ablauf des Antragsverfahrens abzustimmen. 4.3. Antrag Der Antrag muss den formellen und inhaltlichen Vorgaben des Art. 14c Abs. 1 ZK-DVO in Verbindung mit Anhang 1c entsprechen. Er ist nach Möglichkeit elektronisch über die Internetseite des BMF https://zoll.bmf.gv.at/aeocertweb/ zu erstellen, auszudrucken und unterfertigt beim zuständigen Zollamt einzubringen. Rechtlich authentisch ist der schriftliche Antrag. Von der Möglichkeit der gleichzeitigen elektronischen Übermittlung der Antragsdaten sollte im Interesse der rascheren Auswertbarkeit und eines beschleunigten Zertifizierungsverfahrens aber immer Gebrauch gemacht werden. Beilagen zum Antrag wie Firmenbuchauszüge, KSV-Auskünfte, Organigramme, Wirtschaftsprüfungsberichte, Standortbeschreibungen, udgl. sollten nach Möglichkeit mit Verweis auf den Antrag elektronisch übermittelt werden. Gehen bestimmte im Antrag erforderliche Angaben aus mitgesandten Beilagen hervor, genügt der Verweis auf die entsprechende Beilage. Von der papiermäßigen Übermittlung oder Anforderung umfangreicher Verfahrensdokumentationen oder Ablaufbeschreibungen ist Abstand zu nehmen. Diese können im Zuge des Pre-Audits im Unternehmen stichprobenweise eingesehen werden. Benutzeranleitung für das elektronische Antragsverfahren Ausfüllhilfe für die Antragsfelder 4.3.1. Ergänzende Erläuterungen zum Antrag Ergänzend zu den Erläuterungen im Anhang 1c ZK-DVO ist für die Antragstellung zu beachten: Feld 6 Anzugeben sind der Name und die Kontaktdaten des in AEO-Angelegenheiten gesamtverantwortlichen Ansprechpartners. Felder 8, 9 und 10 Ist der Antragsteller in mehreren Mitgliedstaaten (insbesondere umsatzsteuerrechtlich) registriert, sind alle relevanten Identifikationsnummern anzugeben. Feld 13 Anzugeben sind nur jene Länder, in denen der Antragsteller ein Verwahrungslager, Zolllager, Freilager oder eine sonstige zollrelevante Räumlichkeit betreibt eine Freizone betreibt, oder in einer solchen eine gewerbliche Tätigkeit ausübt Zollanmeldungen übermittelt oder für seine Rechnung übermitteln lässt als Versender/Ausführer, Empfänger, Anmelder, Hauptverpflichteter summarische Anmeldungen übermittelt oder in denen ihm eine zollrechtliche Bewilligung erteilt wurde Feld 14 Es sind die üblicherweise bzw. am häufigsten frequentierten Grenzzollstellen unter Angabe des Codes der Customs Office List (COL)(9)anzugeben. (9) http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/col/col_home.jsp?Lang=en Feld 15 Bei bestehenden Bewilligungen ist neben der Bewilligungsnummer das einschlägige Zollverfahren in Form der Buchstabencodes laut Legende zur Tabelle im Anhang 1 zu § 1 ZollAnm-V (Seiten 3-5) anzugeben(10). (10) https://www.bmf.gv.at/zoll/e-zoll/rechtliche-informationen.html Feld 19.1 Anzugeben sind der vollständige Name und das Geburtsdatum der Geschäftsführer, geschäftsführenden Direktoren, Vorstandsvorsitzenden usw. Zusätzliche Informationen über die Eigentums- und Anteilsverhältnisse können soweit im Einzelfall erforderlich durch Einsichtnahme in das Firmenbuch eingeholt werden. Feld 19.2 Anzugeben ist der vollständige Name sowie das Geburtsdatum des Zollverantwortlichen. Feld 19.4 Hier sind die zollrelevanten Standorte (Räumlichkeiten gemäß Art. 14n Abs. 1 ZK-DVO) des Antragstellers anzugeben. Die Beschreibung der Tätigkeiten kann sich auf zollrelevante Tätigkeiten beschränken. Nicht anzuführen sind zugelassene Warenorte (§ 4 Abs. 2 Z 18 ZollR-DG) anderer Unternehmen, an denen der Antragsteller entweder für eigene Rechnung oder als Vertreter zollrelevante Tätigkeiten ausübt (zB Spediteur fertigt am Warenort seines Kunden ab). Nur in der Gemeinschaft angesiedelte Räumlichkeiten sind relevant. Feld 19.7 Die Angabe der ungefähren Gesamtzahl der Mitarbeiter des Unternehmens ist ausreichend. Detailangaben sind nicht erforderlich. Feld 19.8 Anzugeben sind nur Führungskräfte der ersten Ebene (Geschäftsführer, Vorstände, usw.) und Kontrollorgane; bei Verbänden im Sinne des VbVG die Entscheidungsträger. Sofern sich diese bereits aus Feld 19.1. ergeben, genügt der Verweis. Die Angabe des Geburtsdatums und der privaten Wohnadresse ist erforderlich. Der Zollverantwortliche ergibt sich bereits aus den Angaben zu Feld 19.2. Feld 19.9 Nur die namentliche Angabe und das Geburtsdatum der entsprechenden Personen sowie die Einschätzung ihrer Zollkenntnisse sind erforderlich. Abfragen hinsichtlich dieses Personenkreises haben nur im Falle konkreter Verdachtsmomente zu erfolgen. 4.4. Selbstbewertung Der Wirtschaftsbeteiligte sollte vor der Antragstellung eine Selbstbewertung durchführen und diese dem zuständigen Zollamt gemeinsam mit dem Antrag übermitteln. Die Selbstbewertung ist nicht rechtlicher Teil des Antrags, dient aber der raschen, systematischen und risikoorientieren Überprüfung der AEO-Kriterien und dem besseren Verständnis der zollrelevanten Geschäftsprozesse. 4.4.1. Fragenkatalog zur Selbstbewertung Der Fragenkatalog zur Selbstbewertung und die dazugehörigen Erläuterungen sind Bestandteil der AEO-Leitlinien und somit EU-weit standardisiert. Umfang und Qualität der Antworten haben maßgeblichen Einfluss auf die Dauer des Bewilligungsverfahrens sowie auf den Umfang der im Rahmen des Pre-Audits abzuarbeitenden Prüfpunkte. Die Selbstbewertung ist nach Möglichkeit elektronisch unter Nutzung des Internets https://zoll.bmf.gv.at/aeocertweb/ durchzuführen. Werden Antrag und/oder Selbstbewertung nur papiermäßig eingebracht, hat das Zollamt die Daten in der IT-Anwendung nachzuerfassen. Umfangreiche Papierbeilagen sind einzuscannen, im IT-System zu hinterlegen und dem Antragsteller zurückzugeben. 4.4.2. Risikoliste Mit den überarbeiteten AEO-Leitlinien wurde auch das Dokument "Risiken, Gefährdungen und mögliche Lösungen" ("Risikoliste") veröffentlicht. Die Risikoliste korrespondiert mit den Fragen in der Selbstbewertung, enthält Indikatoren, Risikobeschreibungen und beispielhafte, mögliche Lösungen. Weiters enthält die Risikoliste Verweise auf andere Standards (zB ISO 9001:2001), die einen Hinweis liefern können, dass der Wirtschaftsbeteiligte die entsprechenden Kriterien erfüllt. Die Risikoliste ist sowohl für den Antragsteller als auch für die Zollbehörden gedacht und sollte grundsätzlich immer dann herangezogen werden, wenn Risiken bewertet werden sollen. Beispiele: Ausfüllen der Selbstbewertung (Wirtschaftsbeteiligter) Risikoanalyse der Selbstbewertung (Zollbehörde) Selbstkontrolle nach erfolgter Zertifizierung (Wirtschaftsbeteiligter) Jährliche Gesamtbewertung im Rahmen der AEO-Überwachung (Zollbehörde) 4.4.3. Selbstbewertung von Räumlichkeiten Wird ein AEOS- oder AEOF-Zertifikat beantragt, bezieht sich Abschnitt V der Selbstbewertung auf alle Räumlichkeiten, die dem Antragsteller zuzurechnen sind. Im Antrag oder der Selbstbewertung sollte vermerkt werden, ob in den Räumlichkeiten dieselben oder unterschiedliche Sicherheitsstandards vorherrschen (zB ältere oder modernere Standorte, unterschiedliche Zertifizierungen, unternehmenseigene oder angemietete Standorte). Enthält die Selbstbewertung keine Hinweise darauf, sind die Sicherheitsstandards vor Ort zur Planung der Anzahl der erforderlichen Pre-Audits zu erfragen. 4.4.4. Rolle in der Lieferkette Im Rahmen des Antragsverfahrens ist auch die Rolle bzw. sind die Rollen zu erheben, die der Wirtschaftsbeteiligte in der Lieferkette einnimmt. Im Regelfall gibt der Antragsteller diese im Rahmen der Selbstbewertung bekannt. Die Rollen in der Lieferkette sind für Art und Umfang der Sicherheitsstandards von Bedeutung. Änderungen der Rollen nach Bewilligung des AEO-Status sind im Rahmen der Überwachung mittels jährlichem AEO-Auskunftsbogen (siehe Abschnitt 5.3.5.1.) zu erheben. Die Rolle(n) sowie Änderungen sind dem CC Kundenadministration zwecks Erfassung in EOS bekannt zu geben. Wurden die Rollen bislang nicht erhoben (zB bei länger zurückliegenden Bewilligungsverfahren), sind diese im Rahmen der Überwachung mittels Auskunftsbogen zu erheben.