Arbeitsrichtlinie zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO) (ZK-0051)

5. Überwachung 5.1. Verpflichtung zur Überwachung Die Geltungsdauer von AEO-Zertifikaten ist zeitlich nicht begrenzt. Die Zollbehörden haben zu überwachen, dass zugelassene Wirtschaftsbeteiligte die Voraussetzungen und Kriterien weiterhin erfüllen (Art. 14q Abs. 4 ZK-DVO). Wesentlicher Grundsatz des AEO-Prinzips ist die gemeinschaftsweite Anerkennung des Status, unabhängig davon, in welchem Mitgliedstaat dieser bewilligt wurde. Auf Grundlage der Abkommen zur gegenseitigen Anerkennung von Handelspartnerprogrammen werden zugelassene Wirtschaftsbeteiligte auch in Drittländern als zuverlässige und verlässliche Handelspartner anerkannt. Vor diesem Hintergrund sind die Zollbehörden gefordert, das Bewilligungsverfahren und die Überwachung der Kriterien nach Erteilung der Bewilligung verlässlich und nach einheitlichen Grundsätzen durchzuführen. 5.2. Überwachungszollstelle Im Anwendungsgebiet ist die bewilligungserteilende Zollbehörde auch Überwachungszollstelle. Sie überwacht die Einhaltung der Kriterien auf der Grundlage eines individuell erstellten und risikoorientierten Kontrollplans (Monitoringplan im Sinne des Teils 5 Abschnitt 5.I.1. der AEO-Leitlinien) und setzt die erforderlichen Kontroll- und Folgemaßnahmen. 5.3. Überwachungsmaßnahmen Die Überwachung der Einhaltung der AEO-Kriterien setzt sich aus nachstehenden Maßnahmen zusammen: Erstellen eines Kontrollplanes Durchführen von Kontrollen Zusammenführen von Frühwarnsignalen bei der Überwachungszollstelle Bewerten von Kontrollergebnissen und Frühwarnsignalen Einleiten von Folgemaßnahmen (sofern erforderlich) Aus der Bewertung durch die Überwachungszollstelle ergibt sich, ob und welche Folgemaßnahmen zu setzen sind, insbesondere Anpassen des Kontrollplans Aufforderung zu Stellungnahmen oder Verbesserungsmaßnahmen Durchführung von Folge-Audits Neubewerten der AEO-Kriterien Aussetzung des Status bzw. Widerruf des Zertifikats unter Wahrung des Parteiengehörs Ablaufschema AEO-Überwachung 5.3.1. Strengere Überwachung bei Neugründungen Eine strengere Überwachung im Sinne des Art. 14q Abs. 5 ZK-DVO letzter Unterabsatz ist grundsätzlich nur bei Firmenneugründungen vorzusehen. Bei Umgründungen ist das Erfordernis einer strengeren Überwachung nach den Umständen des Einzelfalls zu beurteilen. 5.3.2. Kontrollplan Für jeden zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist unmittelbar nach Ausstellung des AEO-Zertifikates ein Kontrollplan zu erstellen. Ziel des Kontrollplans ist es, auf systematische Weise zu überwachen, ob der AEO die Kriterien auch weiterhin erfüllt. Der Kontrollplan unterliegt keinen Formvorschriften. Folgende Grundsätze sind jedoch zu beachten: Beim AEO steht - anders als bei Schwerpunktkontrollen oder verfahrensspezifischen Kontrollen im Rahmen der zollamtlichen Überwachung - die systematische, und unternehmensbezogene Überwachung sämtlicher zollrelevanten Tätigkeitsbereiche im Mittelpunkt Art und Umfang der Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen sind insbesondere auf die im Bewilligungsverfahren oder später festgestellten Risiken abzustellen Der Kontrollplan ist laufend anzupassen, wenn dies aufgrund von Kontrollergebnissen, Frühwarnsignalen oder sonstigen Informationen erforderlich ist In Summe sollte der Kontroll- und Überwachungsaufwand für den AEO geringer ausfallen als für nicht zertifizierte Unternehmen Für Routinekontrollen im Rahmen der nachträglichen Überprüfung von Zollabfertigungen ist schwerpunktmäßig auf Abfragen aus "e-zoll reporting" zurückzugreifen. Zu den Routinekontrollen zählen aber auch allgemeine Recherchen über den AEO wie zB Medienberichte aus Zeitungen, Internet, usw. Vereinbarungen, die als Bedingung für die Bewilligung des AEO-Status getroffen wurden, sind im Kontrollplan zu berücksichtigen. 5.3.3. Folge-Audits Zur Überwachung der Sicherheitsstandards (bei AEOS oder AEOF) sind Folge-Audits in den Räumlichkeiten einzuplanen, um sicherzustellen, dass die im Rahmen des Antragsverfahrens überprüften oder angenommen Standards auch weiterhin erfüllt werden. Als "Vor Ort Prüfung" im Sinne des Teils 5 Abschnitt 5.I.1. der AEO-Leitlinien gelten stichprobenhafte Überprüfungen der Sicherheitsstandards in einer repräsentativen Anzahl von Räumlichkeiten, die - unternehmensbezogen - zumindest alle drei Jahre erfolgen. Anders als bei Pre-Audits im Antragsverfahren ist für die Durchführung eines Folge-Audits im Anwendungsgebiet ein Nachschauauftrag gemäß § 24 ZollR-DG erforderlich. Die Ergebnisse des Folge-Audits sind mit Niederschrift zu dokumentieren. 5.3.3.1. Folge-Audits in anderen Mitgliedstaaten Sollen Folge-Audits in Räumlichkeiten auf dem Gebiet eines anderen Mitgliedstaates durchgeführt werden, ist das CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren zu befassen. Der gewünschte Prüfumfang ist mittels Codeliste lt. Anlage 1 zu beschreiben. 5.3.4. Dokumentation von Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen Sämtliche im Rahmen des AEO-Kontrollplans durchgeführten Kontrollen und sonstigen Überwachungsmaßnahmen sind in der IT-Anwendung CONTROL zu dokumentieren. 5.3.4.1. Kontrollen im Rahmen der Zollabfertigung Kontrollen im Rahmen der Zollabfertigung (Prüfung von Anmeldungen, Dokumenten, Warenkontrollen) gelten als Bestandteil der AEO-Überwachung, auch wenn diese nicht über den Kontrollplan gesteuert werden. Grundsätzlich ist bei den in summarischen Anmeldungen oder in Zollanmeldungen angeführten zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten bei der Auswahl von Stichprobenkontrollen ("Grünfällen") ein niedrigeres Risiko anzunehmen, als bei nicht zertifizierten Wirtschaftsbeteiligten. Auf verpflichtende Kontrollen (zB im Rahmen von Verboten und Beschränkungen, Embargos, Dual-Use Waren, usw.) hat der AEO-Status allerdings keinen Einfluss. 5.3.5. Frühwarnsignale Frühwarnsignale sind Informationen über Risiken, Unregelmäßigkeiten oder Zuwiderhandlungen im Umfeld des AEO, die mit der Einhaltung der AEO-Kriterien in Verbindung stehen können. Frühwarnsignale können sich aber auch aus wirtschaftlichen, personellen, räumlichen oder organisatorischen Veränderungen im Geschäftsbereich des AEO ergeben. Die Überwachungszollstellen können diese identifizieren aus eigenen Recherchen dem Informationsaustausch der Zollbehörden der Mitteilungsverpflichtung gemäß Art. 14w Abs. 1 ZK-DVO sonstigen im Einzelfall erhaltenen sachdienlichen Informationen. 5.3.5.1. Informationsaustausch unter der Zollbehörden Der Informationsaustausch unter den Zollbehörden umfasst den amtsinternen Informationsaustausch den Ämter übergreifenden Informationsaustausch den Mitgliedstaaten übergreifenden Informationsaustausch (Art. 14w Abs. 2 ZK-DVO). 5.3.6. Mitteilungspflicht des AEO Der AEO ist verpflichtet, den Zollbehörden alle Umstände mitzuteilen, die nach Erteilung des Zertifikats eingetreten sind und die sich auf die Aufrechterhaltung oder den Inhalt auswirken können (Art. 14w Abs. 1 ZK-DVO). Personelle Veränderungen im Unternehmen müssen der Überwachungszollstelle nur insoweit mitgeteilt werden, wenn es sich um nachstehende Personen (Schlüsselpersonal) handelt: Mitglieder der Geschäftsleitung Zollverantwortliche Sicherheitsverantwortliche AEO-Ansprechpartner. 5.3.6.1. Jährlicher Auskunftsbogen Um die zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten bei der vollständigen Wahrnehmung ihrer Mitteilungsverpflichtungen gemäß Art. 14w Abs. 1 ZK-DVO zu unterstützen, haben die Überwachungszollstellen jährlich Auskünfte mittels AEO-Auskunftsbogen (Za 251a BMF-Formulardatenbank) einzuholen. Die Aufforderung zur Übermittlung des Auskunftsbogens hat mittels Standardschreiben Za 251a-1 (interne Formulardatenbank) zu erfolgen. Die rücklangenden Auskünfte, insbesondere die seit der Zertifizierung eingetretenen Änderungen sind auszuwerten und im Kontrollplan und in der jährlichen Gesamtbeurteilung zu berücksichtigen. Der jährliche Auskunftsbogen ist periodisch, jedoch nicht zwangsläufig am Ende des Kalenderjahres auszusenden. 5.3.6.2. Rolle in der Lieferkette Der jährliche Auskunftsbogen soll auch zur Überprüfung dienen, ob sich die Rolle des AEO in der Lieferkette geändert hat (neue Rollen, Wegfall von Rollen, usw.). Änderungen der Rolle können ergänzende oder geänderte Prüfungsmaßnahmen im Rahmen der Überwachung erforderlich machen. Änderungen der Rollen sind dem CC Kundenadministration zur Erfassung in EOS mitzuteilen. 5.3.7. Bewertung von Kontrollergebnissen und Frühwarnsignalen Die Überwachungszollstelle hat Kontrollergebnisse, Frühwarnsignale und Auskünfte aus den Auskunftsbögen einer regelmäßigen Bewertung zu unterziehen und sich laufend ein Gesamtbild vom AEO in Bezug auf die Einhaltung der Kriterien zu verschaffen. Werden Folgemaßnahmen erforderlich, ist dies im Kontrollplan zu dokumentieren. 5.3.7.1. Jährliche Gesamtbewertung Die Überwachungszollstelle hat jährlich eine Gesamtbewertung zu verfassen, ob der AEO die Kriterien weiterhin erfüllt. Die Gesamtbewertung ist verbindlich und basiert auf den gesammelten Informationen über den AEO (neue Risiken, Kontrollergebnisse, Verfehlungen, Folge- und Verbesserungsmaßnahmen). Sie unterliegt keinen Formvorschriften. Alle Feststellungen und gegebenenfalls getroffenen Folgemaßnahmen sollten auf das Wesentliche zusammengefasst werden. Die jährliche Gesamtbewertung ist periodisch, jedoch nicht zwangsläufig am Ende des Kalenderjahres durchzuführen. 5.3.8. Neubewertung der AEO-Kriterien Von den allgemeinen, nicht anlassbezogenen Überwachungsmaßnahmen ist die anlassbezogene Neubewertung von AEO-Kriterien zu unterscheiden. Eine vollständige oder teilweise Neubewertung der AEO-Kriterien gemäß Art. 14q Abs. 5 ZK-DVO ist in folgenden Fällen einzuleiten: wesentliche Änderungen der einschlägigen Gemeinschaftsvorschriften; die Beurteilung, inwieweit Änderungen des ZK oder der ZK-DVO als für die Vorschriften über den AEO als wesentlich zu werten sind, hat im Einvernehmen mit dem BMF zu erfolgen es liegen begründete Hinweise vor, dass der AEO die Voraussetzungen und Kriterien nicht mehr erfüllt, beispielsweise aufgrund von: schweren oder einer unverhältnismäßig hohen Anzahl von nicht schweren Verstößen gegen die Zollvorschriften (betrifft alle Zertifikatstypen) Zahlungsschwierigkeiten (betrifft alle Zertifikatstypen) Feststellung erheblicher Mängel in der Buchhaltung bzw. in den zollrelevanten Aufzeichnungen (betrifft alle Zertifikatstypen) Sicherheitsmängel in zollrelevanten Räumlichkeiten (betrifft AEOS oder AEOF) Ist eine Neubewertung erforderlich, ist der AEO mittels Vorhalt aufzufordern, zu den Feststellungen der Überwachungszollstelle innerhalb einer angemessenen Frist Stellung zu nehmen. Sind von der Neubewertung die Sicherheitsstandards betroffen, sind jedenfalls ein oder mehrere Folge-Audits in den Räumlichkeiten anzusetzen. Analog zum Antragsverfahren ist eine abschließende Gesamtbewertung durchzuführen. Kommt die Überwachungszollstelle zum Ergebnis, dass ein Kriterium oder mehrere Kriterien nicht mehr erfüllt sind, ist je nach Lage des Falles und unter Wahrung des Parteiengehörs die Aussetzung des AEO-Status oder der Widerruf des AEO-Zertifikats einzuleiten. 5.3.8.1. Erfassung der Neubewertung in EOS Die Einleitung einer Neubewertung sowie die Gründe sind dem CC Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren zur Erfassung in EOS mitzuteilen.