Arbeitsrichtlinie zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO) (ZK-0051)

4.7. Prüfungen nach Annahme des Antrages Die Zollbehörden sind verpflichtet, das Vorliegen der AEO-Kriterien vor Erteilung des Zertifikats zu überprüfen (Art. 14n Abs. 1 ZK-DVO). Entsprechend dem Ablaufschema des Antragsverfahrens erfolgt die Prüfung der Kriterien nach Annahme des Antrages in folgenden Schritten: Einholung von Informationen über den Antragsteller (Datenbankabfragen; zB Reporting, CONTROL, EKIS usw.) immer Einleitung des Konsultationsverfahrens nach Art. 14m ZK-DVO sofern erforderlich Befassung anderer österreichischer Zollämter (Amtshilfe) sofern erforderlich Auswertung von Informationen (Antrag, Selbstbewertung, Abfrageergebnisse) unter Anwendung der Risikoanalyse immer Durchführung eines oder mehrerer Pre-Audits in den Räumlichkeiten gemäß Art. 14n Abs. 1 ZK-DVO bei AEOS und AEOF immer; bei AEOC abhängig von der Erfahrung mit dem WB Berücksichtigung von Ergebnissen aus dem Informations- bzw. Konsultationsverfahren gemäß Art. 14l bzw. Art. 14m ZK-DVO sofern eingelangt Schlussbewertung immer Entscheidung über den Antrag immer 4.7.1. Abfragen 4.7.1.1. Obligatorische Abfragen Generell gilt: soweit die Kundenteams über entsprechende Abfrageberechtigungen verfügen, sind diese Abfragen von den Kundenteams vorzunehmen. Folgende Abfragen sind im Antragsverfahren in jedem Fall durchzuführen: Was? Von wem? Grundlage Unregelmäßigkeiten (CONTROL) KT 14h EKIS/Strafregister KT bzw. ZOFA sofern keine Abfrageberechtigung für KT 14f, 14h AIS (Finanzstrafkartei) KT bzw. ZOFA je nach Abfrageberechtigung 14h GDV, ZRB (Bewilligungen usw.) KT 14h, 14i IDU, aktueller Prüfplan; gegebenenfalls laufende Prüfungen KT; BPZ sofern diese unterstützt 14h, 14i Insolvenzmitteilungen, Einbringungsfälle KT bzw. ASZ 14j Firmenbuch KT 14f, 14h ZITAT KT 14i, 14j Aktenevidenz KT 14h Reporting KT 14h 4.7.1.2. Fakultative Abfragen Abhängig vom Informationsstand über den Antragsteller stehen auch weitere Abfragemöglichkeiten zur Verfügung: Finanzamtsanfrage ETOS (TUA-Befunde) Justiz-Edikts bzw. Insolvenzdatei 4.7.2. Verweise in der Selbstbewertung Verweist der Antragsteller auf einschlägige Standards (zB ISO, CEN, TAPA, IFS), so bringt er damit zum Ausdruck, dass konkrete Punkte oder Abschnitte der geprüften Standards mit den AEO-Kriterien gemäß Art. 14i, 14j oder 14k ZK-DVO korrespondieren. In den Verweisen sind konkrete Punkte oder Abschnitte aus der zitierten Norm oder dem zitierten Standard den konkreten AEO-Kriterien gegenüberzustellen. Nur allgemein angeführte Normen oder Standards sind nicht ausreichend. Die Zollbehörden können derartige Verweise, sofern sie nicht nur allgemeiner Natur sind, auf der Grundlage von Art. 14k Abs. 4 ZK-DVO oder Art. 14n Abs. 2 ZK-DVO in ihrer Risikoanalyse berücksichtigen und sich im Zuge des Pre-Audits durch stichprobenweise Einsichtnahme in die einschlägigen Unterlagen darauf beschränken, dass eine Übereinstimmung mit den AEO-Kriterien gegeben ist. 4.7.3. Sachverständigengutachten Von der Möglichkeit, hinsichtlich der Kriterien gemäß Art. 14i, 14j und 14k ZK-DVO Sachverständigengutachten gemäß Art. 14n Abs. 2 ZK-DVO zu akzeptieren, ist im Interesse der Verfahrensökonomie möglichst umfassend Gebrauch zu machen. Beispiele für Sachverständigengutachten sind: Wirtschaftsprüfungsberichte (Zahlungsfähigkeit) KSV-Auskünfte (Zahlungsfähigkeit) Berichte von Dun & Bradstreet (Zahlungsfähigkeit) Bankauskünfte (Zahlungsfähigkeit) TAPA-Zertifizierungen (Sicherheit) SQAS-Zertifizierungen (Sicherheit) IFS-Zertifizierungen (Lebensmittel) Auditberichte (zB ISO 9001:2000; Qualitätsmanagement) Sicherheitsprofile oder Gefährdungs- und Sicherheitseinschätzungen professioneller Sicherheitsunternehmen (Sicherheit) Status des bekannten Versenders (Sicherheit von Luftfrachtsendungen im Export). 4.7.4. Besondere Unternehmensmerkmale Bei der Beurteilung und Bewertung der AEO-Kriterien ist den besonderen Merkmalen der Wirtschaftsbeteiligten insbesondere der kleinen und mittleren Unternehmen Rechnung zu tragen (Art. 14a Abs. 2 ZK-DVO). Besondere Merkmale sind Unternehmensgröße Geschäftsvolumen (Umsatz, Anzahl der Zollanmeldungen, Zollwertvolumen) Anzahl der Mitarbeiter Branche Art der Waren (zB Verbote und Beschränkungen, Dual-Use Waren, handelspolitische Maßnahmen oder Maßnahmen der Gemeinsamen Marktorganisation, Präferenzmaßnahmen, Antidumping- und Ausgleichsmaßnahmen). 4.7.5. Faktoren zur Erleichterung des Bewilligungsverfahrens Ist der Antragsteller bereits Inhaber zollrechtlicher Bewilligungen, die an das Vorliegen von mit den AEO-Kriterien deckungsgleichen oder diesen weitgehend ähnlichen Voraussetzungen geknüpft sind, so kann die erteilende Zollbehörde dies entsprechend berücksichtigen. Diese Kriterien müssen dann anlässlich des AEO-Antrags nicht neuerlich geprüft werden. Die Überprüfung der Kriterien muss allerdings dokumentiert worden sein. 4.7.6. Dokumentation von Standards Es ist von Vorteil, wenn der Antragsteller hinsichtlich seiner zoll- und sicherheitsrelevanten Geschäftsprozesse und internen Kontroll- und Qualitätssicherungssysteme über schriftlich bzw. elektronisch dokumentierte Ablaufbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Handbücher udgl. verfügt. Eine zwingende Verpflichtung zur Dokumentation der Geschäftsprozesse besteht jedoch nicht. Der Antragsteller wird aber regelmäßig nachzuweisen haben, mit welchen Maßnahmen er Risiken für Verstöße gegen die Zollvorschriften und Nichterfüllung der AEO-Kriterien dauerhaft in akzeptablen Grenzen hält. 4.7.7. Auslagerung an Dritte Zuwiderhandlungen von Spediteuren, Zollagenten, Frächtern und anderen Dritten, die für Rechnung des Antragstellers oder als Zollvertreter tätig sind, sind dem Antragsteller zuzurechnen. Daher muss der Antragsteller nachweisen, dass er angemessene Maßnahmen getroffen hat, um die Einhaltung der AEO-Kriterien im Allgemeinen und die Einhaltung der Zollvorschriften im Besonderen durch die für seine Rechnung handelnden Dritten zu gewährleisten, beispielsweise in Form klarer Anweisungen, der Überwachung und Überprüfung der Richtigkeit der Anmeldungen sowie Abhilfemaßnahmen im Falle von Fehlern. Eine Überprüfung der AEO-Kriterien bei Dritten ist gemäß § 24 ZollR-DG zwar zulässig, im Regelfall wird sich die Prüfung jedoch darauf beschränken, ob der Antragsteller durch angemessene Maßnahmen wie vertragliche Vereinbarungen, Ausschreibungskriterien, allgemeine oder besondere Geschäftsbedingungen udgl. das Risiko der Nichteinhaltung der Kriterien durch Dritte in akzeptablen Grenzen hält. Verfügt der Dritte selbst über ein gültiges AEO-Zertifikat, sind vertragliche Vereinbarungen oder sonstige risikominimierende Maßnahmen des Antragstellers nicht erforderlich, da in diesem Fall von der Erfüllung der Kriterien durch den Dritten ausgegangen werden kann. 4.7.7.1. Auswirkungen auf die Zuständigkeit Die Auslagerung von Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der Führung der Hauptbuchhaltung (Art. 14d ZK-DVO) stehen, kann eine Änderung der Zuständigkeit des Mitgliedstaates bewirken. 4.7.7.2. Anerkennung von Prüfungsergebnissen bei Konzernunternehmen Streben mehrere Unternehmen einer Unternehmensgruppe bzw. eines Konzerns den AEO-Status an, können Synergien bei der Prüfung und Überwachung der AEO-Kriterien sowohl von den betroffenen Unternehmen als auch von den beteiligten Zollbehörden genutzt werden. Folgende Vorgangsweise sollte dabei gewählt werden: Die Unternehmensgruppe sollte um ein Vorgespräch mit den zuständigen Zollämtern ansuchen, um Einzelheiten und Details zum zeitlichen und inhaltlichen Ablauf der Antragsverfahren abzuklären. Die am AEO-Status interessierten Unternehmen der Gruppe sollten auf Basis der Selbstbewertung im Detail erheben, welche Synergiebereiche mit welchen Unternehmen und an welchen Standorten bestehen. Die Unternehmen sollten eine zeitliche und inhaltliche Abstimmung ihrer Anträge und Selbstbewertungen sicherstellen und entscheiden, welche Synergiebereiche mit welchen Anträgen abgearbeitet werden sollen. Fragen zur Selbstbewertung, die mit einem anderen Antrag eines Unternehmens der Gruppe abgearbeitet werden oder bereits abgearbeitet wurden, müssen unter Hinweis auf die entsprechenden Synergiebereiche und Angabe des betreffenden Unternehmens nicht neuerlich beantwortet werden. Durch andere Zollämter oder andere Organisationseinheiten desselben Zollamtes bereits geprüfte und als erfüllt bewertete Synergiebereiche können anerkannt werden. Die mit den Anträgen befassten Organisationseinheiten können anhand dieser Vorgangsweise feststellen, welche Synergien nutzbar sind und die Prüfungen auf die noch nicht abgedeckten Bereiche konzentrieren. Die Sachbearbeiter der Zollämter haben sich laufend hinsichtlich der Prüfungsergebnisse abzustimmen.