Arbeitsrichtlinie Prüfungskatalog Zolllager (ZK-2371)

3. Prüfungen und Kontrollen Zu den Routineprüfungen zählt die Bestandsaufnahme, welche bei allen Zolllagern mindestens einmal jährlich durchzuführen ist. Sofern es sich um Zolllager ohne Verwahrungslager handelt, kann dies entfallen, wenn seit der letzten Prüfung keine Lagerbewegungen stattgefunden haben. Anlassbezogen soll aber hinterfragt werden, ob noch ein wirtschaftliches Interesse an dem Zolllager besteht. Zu den Zufallskontrollen zählt die Lagerkontrolle. Sie entspricht einer stichprobenweise kleinen, aber gezielten Bestandsaufnahme und stellt daher einen wesentlichen Aufgabenbereich dar. Diese Kontrolle sichert den Überraschungseffekt, der bei der jährlichen Bestandsaufnahme (durch die Vorankündigung) fehlt. 3.1. Zeitpunkt und Umfang Wann die jährliche Bestandsaufnahme vorgenommen wird, obliegt der Beurteilung der mit der Kontrolle befassten Zollstelle. Sie ist auf jeden Fall einmal im Lauf eines Jahres durchzuführen, wobei sie jedoch innerhalb des Jahres so zu streuen ist, dass ein bestimmtes Lager nicht immer im Dezember oder alle Zolllager im November/Dezember der Jahresbestandaufnahme unterzogen werden. Bei sehr großem Umfang ist auch eine Teilprüfung möglich; diese muss jedoch Rückschlüsse auf die gesamte Lagertätigkeit ermöglichen. Sofern diese Teilprüfung umfangreiche oder einzelne schwerwiegende Mängel ergibt, ist eine Gesamtprüfung durchzuführen. Bei privaten Zolllagern mit Anschreibeverfahren besteht auf Grund der Einbindung der Zollverwaltung in den ebenfalls mit Bucheinsicht und fallweise Vorkontrollen arbeitenden Anschreibeverfahren ein geringes Risiko und damit ein geringer Überwachungsbedarf. Neben einer allfällig erforderlichen Jahresbestandsaufnahme sind weitere unangekündigte Kontrollen bei privaten Zolllagern grundsätzlich nicht vorgesehen. Das generelle Erfordernis einer direkten Mitwirkung der BPZ kann sich auch erst im Zuge einer Bestandsaufnahme ergeben, und zwar dann, wenn auf Grund von schwerwiegenden Fehlern nicht nur eine Prüfung der Lageraufzeichnungen, sondern auch eine tiefer gehende Prüfung der Bücher des Unternehmens geboten erscheint. Bei Einbruch oder Diebstahl von Lagerwaren bzw. bei Verschlussverletzungen ist jedenfalls eine Bestandsaufnahme durchzuführen. Diese ersetzt nicht automatisch die jährliche Bestandsaufnahme. Weiters ist darauf zu achten, dass die erforderliche Quartalsmeldung über den Lagerbestand durch den Lagerhalter abgegeben wird. Diese Meldung dient der Absicherung der Datenbestände außerhalb des Lagers und der Überprüfung der Sicherheitshöhe sowie des wirtschaftlichen Bedürfnisses. 3.2. Vorbereitung Vor Durchführung von Bestandsaufnahmen oder sonstigen Kontrollen sind insbesondere folgende vorbereitende Maßnahmen zu treffen: Einsichtnahme in die einschlägigen Bewilligungen (Verwahrungs-/Zolllagerbewilligung, Informatikbewilligung, zugelassener Versender bzw. Empfänger, sonstige Bewilligungen mit Bezug auf die Lagerbewilligung); Einsichtnahme in Berichte bzw. Niederschriften über vorangegangene Prüfungen und Kontrollen; Vergleich mit dem in der Kundenadministration abgelegten Datenmaterial (Stammdaten betreffend Lagerhalter und seinen Mitarbeitern, Örtlichkeit und Verfahren) sowie Abfrage von allfällig vorhandenen Risikoprofilen; Reporting-Abfragen über Anmeldungen zum Zolllagerverfahren bzw. zur Beendigung des Zolllagerverfahrens; Kontaktaufnahme mit der Zollfahndung und dem Team Abgabensicherung Zoll zwecks Informationseinholung; Überprüfung der Häufigkeit und Angemessenheit der in Anspruch genommenen befristeten Lagerorte (Verfahren Zusatzcode 710); Abfrage sämtlicher im konzeptiven Weg bearbeiteten Anträge (vorübergehendes Entfernen, übliche Behandlungen); Auswertung der im NCTS für den zugelassenen Warenort (Zolllager) erledigten Versandvorgänge einer bestimmten Periode. Prüfungen oder Kontrollen von privaten Zolllagern mit Anschreibeverfahren sind mit der BPZ abzustimmen. 3.3. Kontrolltätigkeiten vor Ort Der Kontrollumfang vor Ort ist abhängig vom Anlass der Kontrolle und kann sich insbesondere aus nachstehenden Kontrollfeldern zusammensetzen: Lagereinrichtung Wiegevorrichtung Nämlichkeitssicherung Plombenzangen und Prägestöckel Bewilligungsauflagen Voraussetzungen Überführung in das Verfahren Warenkreis Beförderungsvorgänge Lagerbestand inkl. Korrekturen DV-Schemata Aufbewahrung von Unterlagen Sicherheitsleistung Befristeter Lagerort Fristen (Verwahrfrist bzw. Einzelverwahrfrist) Übliche Behandlungen Vorübergehendes Entfernen Beendigung des Verfahrens Zerstörung 3.3.1. Kontrolle des Lagerbestandes Bei der Kontrolle des Lagerbestandes im Zolllager erfolgt ein Abgleich zwischen den Zollanmeldung(en) zur Überführung in das Verfahren bzw. zur Beendigung des Verfahrens, den Bestandsaufzeichnungen und dem tatsächlichen (physischen) Lagerbestand im Zolllager oder ggf. am befristeten Lagerort. Bei Verwahrungslagern tritt an die Stelle der Zollanmeldung zur Überführung in das Verfahren die summarische Anmeldung (im Regelfall Versandpapier). Zu Beginn einer Prüfung oder Kontrolle sind vom Lagerhalter Lagerbestandslisten vorzulegen. Es sind sämtliche offenen Posten, beginnend mit der jeweils ältesten Post und dann fortlaufend, auszuweisen. Bei großen Mengen sind auch Stichproben zulässig, die zu dokumentieren sind. Als Gegenprobe sind stets willkürlich ausgesuchte, im Lager befindliche Waren in den Bestandsaufzeichnungen aufzusuchen und die durchgeführten Proben anzuführen. Die im Vorfeld abgefragten Anmeldungsdaten sind den Bestandsaufzeichnungen gegenüber zu stellen. Dabei ist darauf zu achten, dass sämtliche in den Anmeldungen erfassten Sendungen/Artikel auch tatsächlich in die Bestandsaufzeichnungen übernommen wurden. Ebenso zu prüfen sind die Auslagerungen anhand der in den Aufzeichnungen angeführten CRN; dies kann über die Reporting Abfrage erfolgen. Weiters sind die Bestandsaufzeichnungen im Hinblick auf vorgenommene Lagerbehandlungen, vorübergehend entfernte Waren oder ggf. gemeinsam gelagerte, und aufzeichnungspflichtige Unionswaren zu überprüfen. Ebenso sind allfällig im Lager befindliche Waren der aktiven Veredelung oder der Endverwendung auszuweisen. Datenentnahme Es besteht auch die Möglichkeit, bestimmte Datenbereiche der Bestandsaufzeichnungen (in Papierform oder auf Datenträger) bereitstellen zu lassen oder zu entnehmen und im Zollamt weiter zu prüfen. 3.3.2. DV-Schema Ergeben sich im Zuge einer Lagerkontrolle Zweifel an der Unverändertheit des zur Bestandsführung verwendeten DV-Schemas, ist die BPZ zu befassen und das Competence Center Zoll- und Verbrauchsteuerverfahren über die eingeleitete Prüfung und die Prüfungsergebnisse zu informieren. 3.3.3. Jährliche Bestandsaufnahme Bei der jährlichen Bestandsaufnahme sind nicht nur die Lagerware, vorübergehend entfernte Waren, übliche Behandlungen, im Lager vorhandene Unionswaren usw. zu überprüfen, sondern auch die sonstigen relevanten Umstände, wie hauptverantwortliche Personen, Räumlichkeiten allgemein einschließlich Prüfung auf bauliche Änderung, Vorhandensein der Lagerbewilligung. Bei Lagern mit Verschluss ist auch das Verschlussverzeichnis und die weiterhin gegebene Verschlusssicherheit zu prüfen. Bei Lagerhaltern, denen Prägestöckel zugewiesen wurden, sind deren Vollzähligkeit und Lesbarkeit zu überprüfen. Insgesamt hat das Prüfungsergebnis bei Abschluss der Jahresbestandsaufnahme ein klares und stimmiges Bild über die ordnungsgemäße Abwicklung des Verfahrens zu ergeben. 3.4. Dokumentation der Überwachung Die angeordneten und durchgeführten Kontrollen sowie die Kontrollergebnisse sind in der IT-Anwendung CONTROL zu dokumentieren. 3.4.1. Niederschrift Die Ergebnisse einer Bestandsaufnahme oder bei sonstigen Lagerkontrollen festgestellte Unstimmigkeiten sind mittels Niederschrift, die vom Lagerhalter gegenzuzeichnen ist, festzuhalten. Die Niederschrift ist aus der Anwendung CONTROL zu generieren. Die erste Durchschrift der Niederschrift ist dem Lagerhalter auszufolgen. Sofern Überwachungszollstelle und bewilligungserteilende Zollstelle nicht identisch sind, ist bei der jährlichen Bestandsaufnahme der bewilligungserteilenden Zollstelle eine zweite Durchschrift zu übermitteln, wobei erforderlichenfalls zusätzliche Informationen zu erfolgen haben. Die bewilligungserteilende Zollstelle prüft daraufhin, ob eine Änderung der bestehenden Lagerbewilligung bzw. allfällige Maßnahmen (Änderung von Risikoprofilen usw.) erforderlich sind.