4. Kompetenzbereich: Allgemeine Verwaltung |
4.1 Grundlagen der Verwaltung |
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- 4.1.1
grundlegende Inhalte von für den eigenen Aufgabenbereich wichtigen Rechtsvorschriften (zB Materiengesetze) beschreiben.
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- 4.1.2
Grundsätze der Durchführung von Verwaltungsaufgaben im Lehrbetrieb erklären.
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- 4.1.3
den Weg von den den Lehrbetrieb betreffenden Verwaltungsverfahren darstellen (von der Eingabe bis zur Zustellung).
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4.2 Durchführung von Verwaltungsaufgaben |
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- 4.2.1
im Rechtsinformationssystem nach Gesetzen, Verordnungen, Kundmachungen und Erlässen suchen.
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- 4.2.2
bei der Erbringung von Verwaltungsaufgaben unter Berücksichtigung der rechtlichen Bestimmungen und der Vorgaben des Lehrbetriebs mitwirken (zB bei der Überwachung und Einhaltung von Auflagen, Erhebung von Abgaben, Berechnung von Fristen).
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- 4.2.3
Geschäftsstücke bearbeiten (zB Sachverhaltsprüfung, Berechnungen).
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- 4.2.4
Schriftstücke (zB Stellungnahmen, Bescheide, Einsprüche, Verhandlungsprotokolle, Sachverhaltsdarstellungen) unter Berücksichtigung der rechtlichen Bestimmungen und der Vorgaben des Lehrbetriebs erstellen.
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- 4.2.5
verschiedene Aktenvermerke vornehmen (zB vor Genehmigung, vor Abfertigung).
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- 4.2.6
Schriftgut unter Berücksichtigung der rechtlichen Bestimmungen und der Vorgaben des Lehrbetriebs verwalten (zB Aufbewahrungsfristen, Datenschutz).
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- 4.2.7
die Regelungen zur Amtsverschwiegenheit und zur Auskunftspflicht einhalten.
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4.3 Information und Beratung (Unter Kunden werden sämtliche Zielgruppen des Aufgabenbereichs des Lehrbetriebs verstanden, zB Klienten, Bürger, Patienten, Abteilungen, Geschäftsbereiche und Referate.) |
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- 4.3.1
bei der Erstellung von Informationen über die Verwaltungsleistungen des Lehrbetriebs mitwirken.
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- 4.3.2
allgemeine Kundenanfragen unter Einhaltung der Vorgaben des Lehrbetriebs beantworten (zB telefonisch, per E-Mail).
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- 4.3.3
bei der Beantwortung häufig gestellter fachlicher Anfragen unter Einhaltung der Vorgaben des Lehrbetriebs mitwirken.
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- 4.3.4
Anfragen außerhalb seines/ihres Aufgabenbereichs an die zuständige Organisationseinheit (zB zuständiger Referent, Dienststelle oder Abteilung) weiterleiten.
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- 4.3.5
Kunden im Rahmen des ihm/ihr übertragenen Aufgabenbereichs beraten und unterstützen.
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4.4 Umgang mit Beschwerden und Eingaben |
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- 4.4.1
die Bedeutung eines professionellen Umgangs mit Beschwerden und Eingaben erklären.
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- 4.4.2
Beschwerden und Eingaben gemäß den rechtlichen Vorgaben und jenen des Lehrbetriebs entgegennehmen und bearbeiten bzw. entscheiden, wann eine Beschwerde bzw. Eingabe weiterzuleiten ist.
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5. Kompetenzbereich: Beschaffung, Inventar- und Materialverwaltung |
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- 5.1.1
die Grundlagen des Beschaffungswesens des Lehrbetriebs darstellen (zB Bundesbeschaffungs-GmbH oder andere zentrale Beschaffungseinrichtungen).
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- 5.1.2
den Ablauf und die Prinzipien des Beschaffungsvorgangs des Lehrbetriebs darstellen (zB Zuständigkeiten, Bestellsysteme, Lieferanten).
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- 5.1.3
die rechtlichen Bedingungen für das Zustandekommen und die Erfüllung von (Kauf-)Verträgen darstellen.
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- 5.1.4
mögliche Vertragswidrigkeiten bei der Erfüllung von (Kauf-)Verträgen (zB Zahlungsverzug) sowie deren rechtliche Konsequenzen erklären.
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- 5.2.1
den Bedarf an Inventargegenständen oder Material ermitteln.
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- 5.2.2
Bestellmengen aufgrund der Vorgaben des Lehrbetriebs vorschlagen.
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- 5.2.3
den Bedarf an Dienstleistungen erkennen.
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- 5.3.1
Anfragen tätigen und Angebote einholen.
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- 5.3.2
Preise und Konditionen miteinander vergleichen (zB Bezugskalkulationen durchführen).
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- 5.3.3
neue Bezugsquellen entsprechend der Vorgaben des Lehrbetriebs ausfindig machen.
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- 5.3.4
quantitative und qualitative Aspekte bei der Beschaffungsentscheidung berücksichtigen.
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- 5.4.1
bei Bestellungen und Beauftragungen unter Berücksichtigung der rechtlichen Bestimmungen und Vorgaben des Lehrbetriebs mitwirken.
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- 5.4.2
mögliche Auswirkungen von fehlerhaften Bestellungen und Beauftragungen unter rechtlichen und wirtschaftlichen Aspekten beurteilen.
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- 5.4.3
Liefer- und Leistungstermine überwachen.
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- 5.5.1
die Lieferung bzw. Leistung mit der Bestellung vergleichen.
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- 5.5.2
Inventar und Material unter Beachtung der rechtlichen Bestimmungen und der Vorgaben des Lehrbetriebs an- und übernehmen sowie allfällige Mängel feststellen und dokumentieren.
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- 5.5.3
die Rechnungskontrolle durchführen.
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5.6 Umgang mit mangelhaften Lieferungen und Leistungen |
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- 5.6.1
Maßnahmen bei mangelhaften Lieferungen und Leistungen im Einklang mit den rechtlichen Bestimmungen und Vorgaben des Lehrbetriebs ergreifen (zB Reklamationen verfassen).
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- 5.6.2
Liefer- bzw. Leistungsverzug feststellen und Maßnahmen im Einklang mit den rechtlichen Bestimmungen und Vorgaben des Lehrbetriebs ergreifen.
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5.7 Inventarisierung und Materialverwaltung |
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- 5.7.1
rechtliche Bestimmungen und Vorgaben des Lehrbetriebs für die Material- und Inventarverwaltung einhalten (zB Bundesvermögensverwaltungsverordnung).
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- 5.7.2
die Inventar- oder Materialverwaltung bearbeiten (zB Softwareanwendungen, Formulare).
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- 5.7.3
Inventar- und Materialverzeichnisse führen.
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- 5.7.4
die Notwendigkeit der Inventur erklären und Arbeiten im Rahmen der Inventur durchführen.
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6. Kompetenzbereich: Öffentliches Rechnungswesen |
6.1 Aufgaben des öffentlichen Rechnungswesens |
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- 6.1.1
Die Grundsätze unternehmerischen Denkens bei seinen/ihren Aufgaben berücksichtigen und kostenbewusst handeln.
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- 6.1.2
die Grundlagen des öffentlichen Rechnungswesens darstellen (zB Haushaltsverrechnung, Budget, Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung) und bei der Ausführung seiner/ihrer Aufgaben berücksichtigen.
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- 6.1.3
Belege auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen.
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- 6.1.4
übliche Belege des Lehrbetriebs, wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Zahlungsbelege, nach verschiedenen Kriterien bearbeiten (Zuordnung nach Datum, interner und externe Herkunft, Belegart) und für die Verbuchung vorbereiten.
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- 6.2.1
Rechnungen auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit prüfen.
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- 6.2.2
Zahlungen vorbereiten (zB Zahlscheine, Online-Überweisungen) und allfällige Preisnachlässe berücksichtigen (zB Skonto).
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- 6.2.3
Kontoauszüge interpretieren, Zahlungsein- und -ausgänge überprüfen.
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- 6.2.4
die Offene-Posten-Liste verwalten und erforderliche Schritte im Mahnwesen entsprechend den Vorgaben des Lehrbetriebs setzen.
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- 6.3.1
die Grundlagen der statistischen Datenaufbereitung im Lehretrieb darstellen.
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- 6.3.2
einen Überblick über die wichtigsten vom Lehrbetrieb ermittelten Kennzahlen geben.
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- 6.3.3
Daten für die Kennzahlerstellung erfassen und Statistiken aufbereiten.
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7. Kompetenzbereich: Öffentlichkeitsarbeit |
7.1 Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit |
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- 7.1.1
Ziele der Öffentlichkeitsarbeit des Lehrbetriebs erklären.
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- 7.1.2
einen Überblick über die Öffentlichkeitsarbeit des Lehrbetriebs geben.
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7.2 Arbeiten in der Öffentlichkeitsarbeit |
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- 7.2.1
an der Gestaltung von Kommunikationsmitteln des Lehrbetriebs (zB Newsletter, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge) mitarbeiten (zB kurze Texte erstellen, Textbausteine bearbeiten, Formatierungs- und Gestaltungsarbeiten mit betrieblicher Software durchführen).
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- 7.2.2
am Außenauftritt des Lehrbetriebs mitarbeiten (zB an Veranstaltungen mitwirken).
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8. Kompetenzbereich: Office-Management |
8.1 Ausstattung des Arbeitsbereichs |
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- 8.1.1
die übliche Ausstattung seines/ihres Arbeitsbereichs kompetent verwenden (zB PC/Laptop, Drucker, Telefonanlage).
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- 8.1.2
die im Rahmen seiner/ihrer Tätigkeit auftretenden einfachen Probleme selbstständig lösen (zB Papierstau beseitigen, Toner austauschen).
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- 8.1.3
bei komplexen Problemen Maßnahmen entsprechend der Regelungen des Lehrbetriebs setzen.
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- 8.2.1
die Kommunikationsvorgaben des Lehrbetriebs einhalten.
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- 8.2.2
Informationen sinngemäß erfassen, strukturieren, nötigenfalls bearbeiten und an den Empfänger/die Empfängerin weiterleiten (zB Erstellen von Gesprächsnotizen).
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- 8.2.3
Auskünfte geben und einholen.
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- 8.2.4
interne Schriftverkehrsarbeiten erledigen (zB Informationen des Lehrbetriebs aufbereiten).
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- 8.2.5
externe Schriftverkehrsarbeiten erledigen.
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- 8.2.6
bei der Gestaltung von Schriftstücken das Corporate Design des Lehrbetriebs beachten.
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- 8.2.7
Texte auf Rechtschreibung und Grammatik überprüfen.
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8.3 Posteingang und -ausgang |
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- 8.3.1
den Postein- und -ausgang bearbeiten (zB Postverteilung, frankieren, mit Zustelldiensten kommunizieren).
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- 8.3.2
E-Mails bearbeiten (zB beantworten oder weiterleiten).
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- 8.4.1
Termine und Terminänderungen koordinieren (zB unter Einsatz von Terminplanungsinstrumenten).
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- 8.4.2
Termine im Kalendersystem des Lehrbetriebs dokumentieren und verwalten.
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- 8.4.3
Informationen zu Terminen und entsprechend notwendige Unterlagen verschicken.
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8.5 Besprechungen und Meetings |
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- 8.5.1
Raumreservierungen vornehmen und Räume vorbereiten.
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- 8.5.2
Unterlagen beschaffen bzw. vorbereiten (zB Feststellung eines Rechts auf Einsichtnahme bzw. Weitergabe).
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- 8.5.3
Unterlagen aufbereiten (zB Handouts und Präsentationen erstellen).
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- 8.5.4
Einladungen verfassen und verschicken.
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- 8.5.5
Besucher/innen und Gäste adäquat empfangen.
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- 8.5.8
die Nachbereitung übernehmen.
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8.6 Organisation von Dienstreisen |
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- 8.6.1
Verkehrsmittel und Routen recherchieren und eine Vorauswahl unter Einhaltung von Vorgaben des Lehrbetriebs treffen.
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- 8.6.2
Angebote für Unterkünfte und Verkehrsmittel unter Einhaltung von Vorgaben des Lehrbetriebs vergleichen.
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- 8.6.3
bei der Buchung von Unterkünften und Verkehrsmitteln mitwirken.
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- 8.7.1
Zahlungseingänge und -ausgänge ordnungsgemäß erfassen.
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- 8.7.2
den Kassaabschluss durchführen.
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- 8.7.3
den Kassastand überprüfen.
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